Классификация документов с помощью инструментов ABBYY: как технологии искусственного интеллекта применяются в бизнесе

Существенное ускорение работы сотрудников и снижение процента ошибок – это лишь малая часть того, что можно добиться благодаря оптимизации бизнес-процессов, в том числе за счет автоматизации процесса ввода документов в корпоративную систему. Для этого можно использовать универсальную платформу для документооборота, которая позволяет не только распознавать документы, но и классифицировать, извлекать данные, проверять их корректность, а также заносить в корпоративные информационные системы.

Одним из примеров такой программы является изделие ABBYY, которое имеет следующие возможности:

• Автоматические ответы на обращения. Благодаря функции автообучения программа может снизить затраты на внедрение и обслуживание, формируя автоответы для пользователей на основе входящих заявок или направлять заявки компетентному сотруднику.
• Обработка любых документов. Для автоматического распознавания и классификации можно использовать документы из любых источников: облачных хранилищ, сетевых директорий, сканеров, электронных писем и фотографий.
• Интеграция с корпоративной системой. Существуют решения, позволяющие интегрировать функционал обработки и классификации документов в используемую корпоративную систему.

При выборе программного комплекса для оптимизации бизнес-процессов стоит рассмотреть только проверенные компании, имеющие продолжительный опыт работы и успешные решения в данной области. Благодаря интеллектуальным решениям, таким как ABBYY, рутинная работа с десятками, если не сотнями различных документов может быть облегчена, что станет одним из самых важных процессов во входящем, исходящем и внутреннем документообороте.

Как классифицируются документы в делопроизводстве

Существует множество принципов классификации документов в делопроизводстве: по времени создания, по способу изготовления, по месту издания и по уровню секретности. Однако наиболее востребованными в практической работе в организациях являются два способа: классификация документов по сфере их использования и по содержанию.

Классификация по сфере использования включает следующие подгруппы:

• организационно-правовые (договора, уставы, положения, должностные инструкции, штатное расписание),
• распорядительные (приказы, постановления, распоряжения, решения),
• учетно-расчетные (бухгалтерские) (счета-фактуры, накладные, платежные поручения, акты, приходные ордера),
• информационно-справочные (служебные записки, справки, письма, протоколы, докладные, объяснительные),
• нормативные (нормы, своды правил, стандарты, руководящие документы, регламенты) и
• коммерческие контракты или договоры.

Классификация по содержанию, или семантическая классификация, определяется по содержанию документа. Так, для понимания того, к какой группе относится документ, необходимо его прочитать. Например, чтобы понять, что у вас в руках именно договор, необходимо изучить хотя бы первый абзац.

Каждый документ может быть классифицирован как по типу, так и по содержанию. Сотрудники, ответственные за обработку, должны определить тип документа, перевести бумажный документ в электронный, ввести его в систему и при необходимости направить в соответствующее подразделение. Ручная обработка документов может привести к ошибкам ввода и искажению данных, что в свою очередь неприемлемо, если компания хочет занимать лидирующие позиции на рынке.

Также с клиентскими запросами или электронными письмами могут возникнуть проблемы. Почти 30% клиентов ожидают ответа на свои запросы в течение получаса, а более половины считают, что компания должна отвечать на запросы в выходные дни и в ночное время. Несвоевременные ответы на клиентские запросы могут снизить уровень доверия к компании.

Согласно данным Accenture, 83% клиентов готовы сменить компанию, если их не устроит качество сервиса.

ABBYY предлагает решения, которые могут упростить процесс классификации и повысить качество обработки документов.

ABBYY предоставляет решения для оптимизации бизнес-процессов в различных отраслях. Их продукты подходят как для улучшения делопроизводства, так и для работы с клиентами в банковской сфере, энергетике, нефтегазовой и других отраслях. Наиболее полезными для этой цели являются технология оптического распознавания текстов ABBYY OCR и уникальная технология анализа и понимания текстов на естественных языках — ABBYY Compreno.

С помощью технологии ABBYY OCR можно точно конвертировать бумажные документы, их сканы, фото и PDF-документы любого типа в редактируемые форматы, такие как Microsoft® Word, Excel® и PowerPoint®, OpenOffice™, Writer и другие. ABBYY Compreno способна производить полный семантико-синтаксический анализ текстов, анализируя события и связи, что позволяет значительно повысить качество и полноту информации для компании.

ABBYY FlexiCapture Engine предназначено для классификации любых документов, используя оптическое распознавание символов, меток и интеллектуальную обработку печатных документов. Для классификации структурированных документов используются созданные заранее шаблоны, а для неструктурированных — гибкие описания. ABBYY Smart Classifier SDK - это решение на базе технологии ABBYY Compreno, позволяющее решать задачи классификации неструктурированных текстовых документов на основе их содержания.

Интеллектуальные решения ABBYY позволяют избавиться от ручной категоризации документов, быстро находить нужные документы, контролировать доступ к конфиденциальной информации, а также повысить качество обслуживания клиентов и оптимизировать затраты на обработку документов. В зависимости от потребностей заказчика, он может выбрать продукт, который оптимально подходит именно ему.

Фото: freepik.com