Интранет-портал: каким организациям нужна данная технология и зачем

Слова, что успех компании зависит от работы команды, никому не новы. Однако нередко бывает, что сотрудники не ощущают достаточной мотивации, не до конца понимают свои обязанности и функционал, а также испытывают трудности в общении друг с другом, что негативно сказывается на работе всего коллектива. В таких случаях помочь может создание единого информационно-рабочего пространства внутри компании. Это поможет объединить усилия всех сотрудников и координировать их работу.

Единое информационно-рабочее пространство позволяет объединить все процессы и компоненты, связанные с работой коллектива, в одном месте. Это значительно сокращает время, затрачиваемое на обмен информацией и повышает эффективность работы всей команды. В рамках информационно-рабочего пространства можно создавать совместные проекты, делиться файлами, общаться в онлайн-чате, создавать задачи и многое другое.

Одним из преимуществ создания информационно-рабочего пространства является возможность сократить время на освоение новых сотрудников. Когда сотрудник заходит в единое информационно-рабочее пространство, он имеет возможность ознакомиться с информацией о компании, ее принципах работы, а также с информацией о конкретном проекте, в котором он участвует.

Таким образом, создание единого информационно-рабочего пространства позволяет существенно повысить эффективность командной работы, ускорить обмен информацией, улучшить качество взаимодействия сотрудников и значительно сократить время, затрачиваемое на адаптацию новых сотрудников в компании.

Один из вопросов, который можно задать при работе с корпоративными порталами - это то, что такое интранет. Некоторые могут считать, что корпоративный портал и интранет - это одно и то же понятие, но на самом деле это разные вещи.

Интрасеть или интранет - это внутренняя сеть, которая предназначена для использования только сотрудниками компании. Она работает по принципам интернета, но закрыта для внешних пользователей. Технические характеристики и содержание интрасети могут быть различными: это может быть небольшой сайт, несколько сайтов для разных отделов, база клиентов или набор документов для внутреннего использования. Важной характеристикой интрасети является использование web-технологий, что позволяет пользователям получать доступ через обычный интернет-браузер.

Корпоративный портал, в свою очередь, является современной разновидностью внутренней сети компании. Это многофункциональный сервис, который предоставляет доступ к программам документооборота, планировщику задач, платформе для видеоконференций и многим другим возможностям, в зависимости от требований компании. Корпоративный портал может быть создан на разных платформах, таких как "Битрикс24", Yammer, Jive, CyberCloud, Microsoft SharePoint, Podio.

В итоге можно сказать, что если интранет - это внутренняя сеть компании в целом, то корпоративный портал - это внешний интерфейс интрасети. Тем не менее, сейчас растет практика использования термина "интранет" для обозначения корпоративных порталов для сотрудников. В данной статье мы будем использовать термины "интранет" и "интрасеть" в значении "корпоративный портал".

Интранет-портал: полезный функционал для компаний любого размера

Интранет-порталы, как считают некоторые, приносят пользу лишь крупным компаниям. Однако, многие функции портала могут быть необходимы и небольшим фирмам. Какие задачи могут быть решены при внедрении интранет-портала?

1. Создание общего информационного пространства: пользователи корпоративного портала имеют быстрый доступ ко всем рабочим документам в любой момент времени и из любой точки мира, используя любое современное устройство. Функция позволяет компаниям с несколькими филиалами или удаленными сотрудниками оперативно обмениваться информацией, размещать объявления от руководства, новости, изменения в политике фирмы, правила и инструкции.
2. Обучение персонала: компании используют "базу знаний" или FAQ, которые помогают новичкам быстрее освоить уникальные техники, применяемые в отделе, изучить принятую в фирме терминологию, проникнуться корпоративным духом. Это экономит время и ресурсы компании на обучение.
3. Формирование корпоративной культуры: функционал интранет-портала, например, наличие карточек сотрудников, помогает работникам лучше узнать структуру компании, своих коллег и их функции. Это важно для крупных компаний и при удаленной работе персонала. Оповещения о предстоящих днях рождения сотрудников, интерактивные голосования, объявления и онлайн-обсуждения важных тем помогают сплотить коллектив и превратить его в команду.
4. Коммуникации: ранее для передачи задания или сообщения к сотруднику, необходимо было подойти лично или отправить e-mail. С интранетом такой подход в прошлом, на портале можно найти контакты любого сотрудника и во многих случаях даже позвонить ему прямо через встроенный сервис. Это позволяет сэкономить время на поиск работника, отвечающего за тот или иной вопрос, искать его по этажам здания, выяснять, кто заменил этого сотрудника на время отпуска и т.д.
5. Контроль: для руководителей фирм любого размера важна возможность контролировать рабочий процесс. Корпоративный портал дает возможность проверить, какую задачу в данный момент выполняет отдел или конкретный сотрудник, какое количество времени было затрачено на ту или иную деятельность.
6. Безопасность: интрасеть не способна на сто процентов защитить данные компании от проникновения хакеров, но она гораздо безопаснее, чем бесплатные почтовые сервисы или мессенджеры, которыми неизбежно пользуется большинство сотрудников при отсутствии корпоративных.

Все перечисленное — лишь часть тех возможностей, которые способен дать интранет, и количество доступных сервисов постоянно растет.

По статистике, сотрудники тратят около 18% рабочего времени непосредственно на выполнение своих обязанностей. Более 30% времени они тратят на общение через внешние (некорпоративные) мессенджеры (10%) и соцсети (12%), а также на чтение новостей, книг и изучение сайтов (10%). Около 17% времени сотрудник отсутствует за компьютером.

Как правильно реализовать внедрение интрасети в компанию?

Существуют 3 основных способа создания интрасети:

1. Разработка корпоративного портала на основе существующей платформы в соответствии с потребностями компании. Этот вариант является наиболее затратным, так как часто используются платные платформы, а также является долгим и сложным процессом. Но зато он дает возможность учесть все требования, пожелания и создать уникальную систему.
2. Покупка и внедрение готового "коробочного" решения. Этот вариант считается более доступным и быстрым в реализации, особенно для тех компаний, которым подходят стандартные функции "из коробки". Кроме того, такой портал может быть доработан в процессе развития компании.
3. Подключение к "облачному" сервису. Этот вариант является самым бюджетным в начале, но требует регулярных абонентских платежей. Он наиболее подходит для малых и средних компаний.

Неважно, какой способ был выбран, важно обращаться к специализированной компании, которая имеет опыт в подобных проектах. Такие профессионалы помогут рассчитать плюсы и минусы конкретных платформ, подберут оптимальный вариант, исходя из потребностей, планов развития, технических ресурсов и бюджета организации.

Корпоративный портал: плюсы и минусы

Как мы уже упоминали ранее, корпоративный портал – это эффективный инструмент, который позволяет автоматизировать и оптимизировать многие рабочие процессы, а также сократить временные затраты персонала. Кроме того, подобная система способствует развитию корпоративной культуры. Однако стоит отметить и некоторые недостатки, которые свойственны корпоративному порталу:

• Чрезмерная формальность. Корпоративный портал – хорошее рабочее пространство, но не предназначен для общения или решения творческих задач. Сам интерфейс портала настраивает пользователей на рабочий лад, а возможности на этом этапе ограничены.
• Малая вовлеченность пользователей. Проблема возникает из-за формальности портала и отсутствия заинтересованности пользователей в наполнении портала интересным контентом.
• Отсутствие обратной связи. Руководитель не имеет возможности получать реакции пользователей на решения, не может обсуждать с ними идеи и предложения.
• Осознание работниками чувства давления и контроля. Контроль – это одна из функций портала, но в некоторых случаях из удобного инструмента интранет превращается в бесконечную серию задач и формирования отчетов.
• Недостаток общения. Ранее свободные моменты переработаны порталом, так что сотрудники теряют возможность общаться с коллегами, обсуждать решения и повышать коммуникативные навыки. Это может негативно сказаться на качестве работы и отношениях между сотрудниками.

Виртуальное рабочее пространство – это неизбежный процесс, который может способствовать развитию компании. Однако корпоративный портал – не единственное решение, потому что такая система обладает серьезными недостатками.

Фото: freepik.com